Metodologia de desfăşurare a misiunilor de audit public intern

Metodologia de desfăşurare a misiunilor de audit public intern are loc in conformitate cu prevederile Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, cuprinse in Hotararea Guvernului nr. 1.086/2013. In acest sens, structura-cadru a derulării misiunilor de audit public intern priveste: misiunile de asigurare, misiunile de consiliere si misiunile de evaluare.

Misiunile de asigurare se realizează în conformitate cu tipurile de audit intern reglementate de lege şi pot fi: misiuni de audit de regularitate/conformitate, misiuni de audit al performanţei si  misiuni de audit de sistem.

Misiunile de audit de regularitate – Prin planificarea şi realizarea misiunilor de audit de regularitate/conformitate se urmăreşte examinarea acţiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale şi metodologice care le sunt aplicate si au ca obiectiv principal asigurarea regularităţii/conformităţii procedurilor şi a operaţiunilor cu cadrul normativ de reglementare. Planificarea şi realizarea acestor misiuni au în vedere, în principal, compararea realităţii cu sistemul de referinţă stabilit.

Misiunile de audit al performanţei – Auditul performanţei este o activitate independentă şi obiectivă de analiză a activităţilor/proceselor/programelor/proiectelor dintr-o entitate, concepută să aducă un plus de valoare acestora, prin evaluarea şi compararea rezultatelor obţinute cu cele propuse sau aşteptate, în condiţii de economicitate, eficienţă şi eficacitate. Acest tip de audit,  examinează dacă în procesul de implementare a obiectivelor şi atribuţiilor entităţii publice sunt stabilite criterii corecte pentru evaluarea rezultatelor şi apreciază dacă rezultatele obţinute sunt în conformitate cu obiectivele stabilite.

Obiectivul principal al auditului performanţei este de a evalua modul în care entitatea publică utilizează fondurile publice, respectă principiile de economicitate, eficienţă şi eficacitate şi oferă managementului un punct de vedere independent în legătură cu atingerea rezultatelor dorite, precum şi recomandări privind căile şi mijloacele de a-şi spori performanţa.

Pentru realizarea misiunilor de audit al performanţei se stabileşte un sistem de referinţă, respectiv criterii la care să se raporteze rezultatele verificărilor efectuate. Criteriile sunt stabilite pe baza bunei practici în domeniu şi prin analiza datelor şi informaţiilor rezultate din surse, cum ar fi:  legislaţie, politici publice, standarde naţionale sau internaţionale; ghiduri şi reglementări departamentale; practici manageriale acceptate în domeniu; cerinţe contractuale; standarde pe domenii şi alţi indicatori relevanţi; etc; Criteriile selectate trebuie să fie relevante, rezonabile şi corespunzătoare obiectivelor auditului.

Misiunea de audit de sistem – Auditul de sistem reprezintă o evaluare în profunzime a sistemelor de conducere şi de control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient, pentru identificarea deficienţelor şi formularea de recomandări pentru corectarea acestora. Auditul de sistem trebuie să furnizeze o asigurare privind funcţionarea entităţii publice în ansamblul său. Această asigurare se obţine prin analiza subsistemelor componente ale entităţii, în cadrul unor misiuni specifice.

Auditul de sistem presupune analiza aprofundată pe componentele entităţii publice a intrărilor, proceselor şi rezultatelor şi urmăreşte obţinerea de răspunsuri cu privire la modul în care a fost conceput şi pus în aplicare sistemul/subsistemul. Metodologia generală de derulare a misiunilor de asigurare presupune, conform prezentelor norme, parcurgerea următoarelor etape:

a) pregătirea misiunii de audit public intern;

b) intervenţia la faţa locului;

c) raportarea activităţii de audit public intern;

d) urmărirea recomandărilor.

Pregătirea misiunii de asigurare

Ordinul de serviciu, autorizează efectuarea misiunilor de audit public intern, inclusiv misiunile ad-hoc, şi se întocmeşte de către şeful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern si reprezinta mandatul de intervenţie al echipei de auditori interni acordat de către şeful compartimentului de audit public intern. Pe baza acestuia se desfăşoară misiunea de audit public intern şi se informează persoanele interesate asupra următoarelor aspecte: cadrul legal privind realizarea misiunii de audit public intern, scopul misiunii de audit public intern şi tipul auditului intern, obiectivele generale ale misiunii de audit public intern,  perioada efectuării misiunii de audit public intern, desemnarea supervizorului, perioada supusă auditului, numele şi prenumele auditorilor interni desemnaţi să efectueze misiunea de audit public intern.

Independenţa auditorilor interni desemnaţi pentru realizarea unei misiuni de audit public intern trebuie declarată prin completarea documentului Declaraţia de independenţă. Şeful compartimentului de audit public intern analizează situaţiile de incompatibilitate, stabileşte modalităţile de eliminare sau soluţionare a incompatibilităţilor prin furnizarea de explicaţii adecvate în cadrul declaraţiei de independenţă. Compartimentul de audit public intern notifică entitatea/structura auditată cu 15 zile calendaristice înainte de data declanşării misiunii de audit public intern, prevăzute în planul de audit intern.

Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern, conţine informaţii referitoare la scopul, obiectivele generale, durata misiunii, documentele care urmează a fi puse la dispoziţie de entitatea/structura auditată, precum şi informaţii cu privire la data şedinţei de deschidere.

Şedinţa de deschidere a misiunii de audit public intern se derulează la unitatea auditată, cu participarea auditorilor interni şi a personalului entităţii/structurii auditate, şi are rolul de a permite realizarea de discuţii cu privire la rolul misiunii de audit public intern, obiectivele generale şi modalităţile de lucru în vederea realizării misiunii de audit public intern, precum şi pentru a stabili persoanele de contact pe perioada derulării misiunii de audit public intern.

Minuta şedinţei de deschidere, cuprinde în prima parte informaţii generale referitoare la organizarea şedinţei şi la participanţi, iar în partea a doua stenograma discuţiilor purtate.

Dosarul permanent reprezintă sursa de informaţii generale cu privire la entitatea/structura auditată şi permite o înţelegere mai bună a activităţilor auditate. Acesta cuprinde: strategii interne, reguli, regulamente şi legi aplicabile, proceduri de lucru, materiale despre entitatea/structura auditată (îndatoriri, responsabilităţi, număr de angajaţi, fişele posturilor, graficul organizaţiei, natura şi locaţia înregistrărilor contabile), informaţii financiare, rapoarte de audit public intern anterioare şi/sau externe, informaţii privind posturile-cheie/fluxurile de operaţii si alte documente specifice domeniului auditabil.

Prelucrarea informaţiilor presupune gruparea şi sistematizarea informaţiilor în vederea identificării activităţilor/acţiunilor auditabile şi realizarea analizei de risc, precum şi identificarea preliminară a aspectelor pozitive şi a abaterilor de la cadrul de reglementare.

Prelucrarea şi documentarea informaţiilor se finalizează prin elaborarea documentului “Studiu preliminary”, cu scopul de a asigura obţinerea de informaţii suficiente şi adecvate despre domeniul auditabil.

Riscul reprezintă orice eveniment, acţiune, situaţie sau comportament care, dacă se produce, are un impact nefavorabil asupra capacităţii entităţii publice de a-şi realiza obiectivele.

Categorii de riscuri:

a) riscuri de organizare: lipsa responsabilităţilor, insuficienta organizare a resurselor umane, documentaţie insuficientă, neactualizată etc.;

b) riscuri operaţionale: neînregistrarea în evidenţele contabile, arhivare necorespunzătoare a documentelor justificative, lipsa controalelor operaţiilor cu risc ridicat etc.;

c) riscuri financiare: plăţi nesecurizate, nedetectarea operaţiilor cu risc financiar etc.;

d) riscuri generate de schimbări: legislative, structurale, manageriale etc.

Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariţie a acestora şi de gravitatea consecinţelor, adică de impactul riscului şi utilizează drept instrumente criteriile de apreciere a riscurilor.

Chestionarul de control intern permite, prin intermediul întrebărilor formulate şi răspunsurilor primite, identificarea activităţilor de control intern instituite de management şi aprecierea funcţionalităţii acestora.

Programul misiunii de audit public intern, este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern şi prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, pentru a colecta probele de audit în baza cărora formulează concluziile şi recomandările.

Prin programul misiunii de audit public intern se urmăreşte:

a) asigurarea şefului compartimentului de audit public intern că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

b) asigurarea repartizării sarcinilor şi planificarea activităţilor, pe fiecare auditor membru al echipei de audit intern.

Intervenţia la faţa locului

Principalele tehnici de verificare care asigură validarea, confirmarea, acurateţea înregistrărilor, documentelor, declaraţiilor, concordanţa cu legile şi regulamentele, precum şi eficacitatea controalelor interne, sunt:

Observarea fizică – examinarea înregistrărilor, documentelor şi a activelor prin observarea la faţa locului sau inventarieri prin sondaj.

Intervievarea constă în solicitarea unor informaţii privind domeniul auditabil de la persoanele implicate/auditate/interesate.

Chestionarea constă în elaborarea unui set de întrebări, conform unei metodologii adecvate, cu ajutorul cărora se urmăreşte obţinerea unor puncte de vedere şi opinii cu privire la domeniul auditabil.

Analiza constă în descompunerea unei activităţi în elemente componente, examinând fiecare element în parte.

Confirmări externe – obţinerea de dovezi externe ale existenţei, proprietăţii sau evaluării directe de la terţe persoane pe baza unei cereri scrise.

Investigarea – căutarea de informaţii de la persoane în măsură să le deţină din interiorul sau din exteriorul organizaţiei.

Eşantionarea constă în selecţia şi examinarea unei porţiuni reprezentative din populaţie în scopul de a trage concluzii valabile pentru întreaga populaţie, bazate pe constatările obţinute din eşantion.

Testarea – orice activitate care oferă auditorului dovezi suficiente pentru a susţine o opinie.

Colectarea probelor de audit se realizează în urma testărilor efectuate în concordanţă cu programul misiunii de audit public intern aprobat de şeful compartimentului de audit public intern.

Fişa de identificare şi analiză a problemei, se întocmeşte de regulă pentru una sau mai multe probleme, abateri, nereguli, disfuncţii constatate, dacă privesc aceeaşi cauză. În cazurile în care reprezentanţii entităţii/structurii auditate refuză semnarea pentru luare la cunoştinţă a fişelor de identificare şi analiză a problemelor, auditorii interni transmit aceste documente prin registratura entităţii/structurii auditate şi continuă procedura.

Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor, se întocmeşte în cazul în care auditorii interni constată existenţa sau posibilitatea producerii unor iregularităţi.

Revizuirea documentelor se efectuează de către auditorii interni pentru a se asigura că documentele elaborate pe timpul derulării misiunii de audit public intern sunt pregătite în mod corespunzător şi adecvat. Auditorii interni, prin revizuirea documentelor, se asigură că dovezile colectate pentru susţinerea constatărilor sunt suficiente, concludente şi relevante.

Şedinţa de închidere a misiunii de audit public intern are scopul de a prezenta constatările, concluziile şi recomandările preliminare ale auditorilor interni, rezultate în urma efectuării testărilor. În cadrul şedinţei de închidere, auditorii interni prezintă structurii auditate constatările, recomandările şi concluziile. Rezultatele şedinţei se consemnează în minuta şedinţei de închidere.

Raportarea rezultatelor misiunii de audit public intern

La elaborarea proiectului raportului de audit public intern trebuie să fie respectate următoarele cerinţe:

a) constatările aparţin domeniului şi obiectivelor misiunii de audit public intern şi sunt susţinute prin probe de audit corespunzătoare;

b) recomandările sunt în concordanţă cu constatările şi determină reducerea riscurilor cu care se confruntă entitatea/structura auditată;

c) constatările, concluziile şi recomandările cuprinse în proiectul raportului de audit public intern au la bază fişele de identificare şi analiză a problemelor şi formularele de constatare şi raportare a iregularităţilor elaborate sau alte probe de audit intern obţinute.

Concluziile sunt formulate pe obiectivele de audit stabilite pe baza constatărilor efectuate.

Rapoartele utilizează diagrame, scheme, tabele şi grafice care ajută la înţelegerea constatărilor, concluziilor şi recomandărilor formulate, note de relaţii, situaţii, documente şi orice alte materiale probante sau justificative. Proiectul raportului de audit public intern transmis structurii auditate trebuie să fie complet, să cuprindă relatarea constatărilor, cauzelor, consecinţelor, recomandărilor, concluziilor şi a opiniei formulate de auditorii interni.

Raportul de audit public intern se definitivează prin includerea modificărilor discutate şi convenite în cadrul reuniunii de conciliere, inclusiv a celor neînsuşite. În cazul în care entitatea/structura auditată nu solicită conciliere şi nu formulează puncte de vedere la proiectul raportului de audit public intern, acesta devine raport de audit public intern. Raportul de audit public intern conţine opinia auditorilor interni şi trebuie însoţit de o sinteză a principalelor constatări şi recomandări.

Şeful compartimentului de audit public intern transmite raportul de audit public intern, finalizat, conducătorului entităţii publice pentru analiză şi avizare. Raportul este însoţit de sinteza principalelor constatări şi recomandări.

Urmărirea recomandărilor

Obiectivul urmăririi recomandărilor este atât asigurarea că recomandările prezentate în raportul de audit public intern se implementează întocmai la termenele stabilite şi în mod eficace, cât şi evaluarea consecinţelor în cazul neaplicării acestora. Structura auditată trebuie să informeze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor la termenele prevăzute în planul de acţiune pentru implementarea recomandărilor.

Pe parcursul implementării recomandărilor entitatea/structura auditată transmite periodic informări asupra stadiului progresului înregistrat în procesul de implementare a recomandărilor şi despre situaţiile de nerespectare a termenelor de implementare. Auditorii interni care au realizat misiunea de audit public intern analizează şi evaluează planul de acţiune pentru implementarea recomandărilor şi propun, dacă este cazul, eventuale modificări.

Compartimentul de audit public intern comunică semestrial către UCAAPI/conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea de audit recomandările neimplementate.

Misiunea de consiliere

Consilierea reprezintă activitatea desfăşurată de auditorii interni menită să adauge valoare şi să îmbunătăţească procesele guvernanţei în entităţile publice, fără ca auditorii interni să îşi asume responsabilităţi manageriale. Activităţile de consiliere desfăşurate de către auditorii interni din cadrul compartimentelor de audit public intern cuprind următoarele tipuri de misiuni: consultanţa propriu-zisă sau consilierea, facilitarea înţelegerii, formarea şi perfecţionarea profesională. Şefii compartimentelor de audit public intern răspund de organizarea, desfăşurarea misiunilor de consiliere şi asigurarea resurselor necesare pentru efectuarea acestora şi urmăresc ca activitatea auditorilor interni să se deruleze în conformitate cu prezentele norme şi cu principiile Codului privind conduita etică a auditorului intern.

Etapele, procedurile şi documentele elaborate în derularea misiunilor de consiliere formalizate respectă aceleaşi cerinţe ca şi cele prezentate la misiunea de audit de asigurare, cu următoarele excepţii:

a) procedurile privind analiza riscului nu se realizează la misiunile de consiliere formalizate;

b) procedurile privind analiza problemelor şi formularea recomandărilor nu se realizează. Constatările formulate de auditorii interni sunt cuprinse direct în rapoartele de consiliere;

c) la misiunile de consiliere formalizate, pentru constatările şi problemele identificate se formulează propuneri de soluţii;

d) eventualele iregularităţi constatate sunt aduse la cunoştinţa conducătorului entităţii publice şi structurii de control;

e) procedurile privind elaborarea proiectului raportului de consiliere, transmiterea acestuia şi reuniunea de conciliere nu sunt specifice misiunilor de consiliere formalizate. După etapa de intervenţie la faţa locului se elaborează direct raportul de consiliere.

Misiunea de evaluare a activităţii de audit public intern

Evaluarea activităţii de audit public intern reprezintă o apreciere, pe baze analitice, a funcţiei de audit intern organizate şi desfăşurate în cadrul entităţii publice, prin care se oferă asigurare cu privire la atingerea obiectivelor, în conformitate cu Standardele internaţionale de audit intern.

Evaluarea activităţii de audit public intern presupune realizarea de verificări periodice, cel puţin o dată la 5 ani, în condiţii de independenţă, în scopul examinării cu obiectivitate a activităţii de audit intern desfăşurate în cadrul entităţilor publice, din punctul de vedere al conformităţii şi performanţei.

Structurile implicate în evaluarea activităţii de audit public intern sunt următoarele:

a) UCAAPI realizează evaluarea activităţii de audit intern desfăşurate la nivelul entităţilor publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite, inclusiv la cele care realizează auditul intern prin sistemul de cooperare;

b) compartimentele de audit intern organizate la nivelul entităţilor publice ierarhic superioare realizează evaluarea activităţii de audit intern desfăşurate la nivelul entităţilor publice aflate în subordinea/în coordonarea/sub autoritatea acestora.

Sfera evaluărilor activităţii de audit public intern cuprinde, fără a se limita la acestea, următoarele:

a) misiunea, competenţele şi responsabilităţile compartimentului de audit public intern;

b) independenţa structurii de audit intern în cadrul entităţii publice;

c) competenţa şi conştiinţa profesională a auditorilor interni;

d) managementul activităţii de audit intern;

e) natura activităţii de audit intern;

f) programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit public intern;

g) respectarea normelor specifice proprii în desfăşurarea misiunilor de audit public intern;

h) comunicarea rezultatelor misiunilor de audit public intern.

În cadrul fiecărui obiectiv al misiunii de evaluare, auditorii interni au în vedere atât elemente care privesc conformitatea, cât şi elemente care privesc performanţa activităţilor evaluate.

Metodologia de derulare a misiunilor de evaluare a activităţii de audit public intern presupune parcurgerea, în cadrul fiecărei etape, a procedurilor specifice şi realizarea documentelor aferente, conform schemei prezentate în continuare:

Pe baza metodologiei generale, UCAAPI va dezvolta o metodologie specifică de derulare a misiunilor de evaluare a activităţii de audit public intern, prin ghid general, aprobat prin ordin al ministrului finanţelor publice.

Etapele, procedurile şi documentele elaborate în derularea misiunilor de evaluare a activităţii de audit public intern respectă aceleaşi cerinţe ca şi cele prezentate la misiunea de asigurare, cu următoarele excepţii:

a) activitatea privind analiza riscului nu se realizează la misiunile de evaluare a activităţii de audit intern;

b) eventualele iregularităţi constatate sunt aduse la cunoştinţa conducătorului entităţii publice şi structurii de control.

Documentele elaborate în cadrul activităţilor desfăşurate în derularea misiunii se adaptează specificului misiunii de evaluare a activităţii de audit public intern, în limitele în care aceasta se impune.

 

 

About the Author

Leave A Response

You must be logged in to post a comment.