10 elemente de bune practici în achiziţiile publice

Prezentul material preia un set de 10 elemente de bună practică în domeniul achiziţiilor publice şi reprezintă o sinteză cu caracter general de aplicabilitate a Documentului de lucru al serviciilor Comisiei SEC (2007) 2008 „Guide on dealing with innovative solutions in public procurement. 10 Elements on good practice”[1].

 1. ACŢIONAŢI CA UN CLIENT „INTELIGENT”

Achiziţiile publice de succes necesită ca autorităţile contractante să aibă un comportament identic cu cel al unui client inteligent, care planifică atât ceea ce are nevoie să achiziţioneze, cât şi cum să achiziţioneze. Comunicarea, în timp util pentru piaţă, a planurilor de achiziţie pe termen lung, către existenţii şi potenţialii furnizori, asigură pieţei timp pentru a reacţiona şi dezvolta soluţii pentru satisfacerea corespunzătoare a necesităţii definite a autorităţii contractante.

Din motive de transparenţă şi de concurenţă, orice informaţie furnizată de autoritatea contractantă trebuie, în mod natural, să fie disponibilă de maineră egală tuturor părţilor interesate.

Gestionarea inteligentă a achiziţiilor publice necesită o bună organizare şi personal bine instruit, cu o multitudine de aptitudini. Acestea includ atât abilităţi de achiziţii publice, cât şi competenţe în managementul de proiect şi în managementul contractului. Necesitatea unor astfel de competenţe va fi mai evidentă în cazul unor achiziţii complexe, cu caracter de noutate pentru autoritatea contracatantă, în special atunci când o achiziţie inovatoare necesită o schimbare organizaţională. Nivelul ridicat de pregătire profesională în cadrul personalului autorităţii contractante poate fi relativ uşor de asigurat printr-un plan adecvat de formare profesională.

Ce trebuie făcut:

• Informarea pieţei despre planurile de achiziţie cât mai curând posibil;

• Crearea unei funcţii de achiziţie publică profesională, capabilă de a gestiona concepte inovative.

 2. CONSULTAŢI PIAŢA ÎNAINTE DE LICITAŢIE

 Ca orice alt cumpărător, autoritatea contractantă ar trebui să identifice, prin dialogul tehnic sau prin alte mijloace, ceea ce este de fapt disponibil pe piaţă, înainte de a decide dacă şi ce să cumpere. Definirea obiectivelor şi cerinţelor este primul pas esenţial în procesul de achiziţie publică. Necesităţile trebuie să fie identificate înainte de a avea loc discuţiile cu actorii de pe piaţă, astfel încât să fie vizaţi potenţialii furnizori. Discuţiile vor revela dacă cerinţele pot fi îndeplinite şi dacă există suficienţi potenţiali furnizori pentru a asigura o concurenţă efectivă.

Trebuie subliniat faptul că o consultare prealabilă a pieţei (de exemplu, un dialog tehnic potenţial), ar trebui să fie făcută în condiţiile în care solicitarea sau acceptarea de consultanţă nu are ca efect împiedicarea sau denaturarea concurenţei.

Ce trebuie făcut:

• Identificarea de soluţii existente pe piaţă;

• Informarea actorilor de pe piaţă despre necesităţile autorităţii contractante şi discutarea modalităţilor de a le satisfice.

 3. IMPLICAREA ACTORILOR CHEIE DIN PROCESUL DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ

 Este important să se asigure participarea activă a tuturor părţilor cheie interne interesate, pe tot parcursul ciclului de viaţă al achiziţiei publice. În mod special, trebuie implicaţi utilizatorii serviciului, experţii tehnici şi consilierii juridici. Un dialog prealabil între aceste părţi interesate este esenţial. De exemplu, asigurarea faptului ca viitorii manageri ai contractului să aibă un cuvânt de spus la elaborarea cerinţelor caietului de sarcini, ajută la asigurarea unei achiziţii de succes, din moment ce managerii de contract vor fi în cele din urmă responsabili pentru îndeplinirea rezultatelor achiziţiei publice.

Ce trebuie făcut:

• Identificarea părţilor cheie interne în cadrul procesului de achiziţie publică;

• Asigurarea implicării şi participării acestora pe tot parcursul ciclului de viaţă al achiziţiei publice.

4. LĂSAŢI PIAŢA SĂ PROPUNĂ SOLUŢII CREATIVE

În cazul în care autorităţile contractante nu dau ofertanţilor posibilitatea de oferi soluţii creative, nu există nici o modalitate a face piaţa capabilă de a satisface necesităţile de maniera cea mai bună posibilă. Folosind un un grad prea mare de detalii tehnice în cerinţe, autorităţile contractante împiedică ofertanţii să propună soluţii creative.

Autorităţile contractante nu trebuie să prescrie soluţia, ci să precizeze necesitatea, cu trimitere la cerinţele funcţionale şi de performanţă, astfel ca furnizorii să aibă posibilitatea de a propune soluţii creative. Modalitatea de elaborare a specificaţiilor tehnice determină varietatea şi calitatea ofertelor.

Ce trebuie făcut:

• Daţi posibilitatea ofertanţilor să propună idei şi fiţi deschişi la alternative;

• Adresaţi-vă pieţei pentru a obţine o soluţie, nu o prescrieţi.

5. CĂUTAŢI VALOARE PENTRU BANI, NU DOAR CEL MAI MIC PREŢ

Pentru armonizarea preţului cu calitatea, se alege oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. Acest lucru este posibil luând în considerere costurile întregului ciclu de viaţă, precum şi alte elemente importante, cum ar fi calitatea şi nivelul tehnic al ofertei.

O comparaţie corectă a ofertelor necesită o comisie de evaluare competentă. Soluţiile care prezintă avantaje diferite sunt de obicei mai dificil de comparat. În cele mai multe cazuri, acest lucru va necesita un mix de experţi, inclusiv avocaţi şi specialişti tehnici. Membrii comisiei de evaluare trebuie să fie instruiţi cu privire la modalitatea de a evalua conformitatea completă cu cerinţele caietului de sarcini şi de a acorda punctele de evaluare într-un mod echitabil, obiectiv şi predeterminat.

Ce trebuie făcut:

• Decideţi care sunt aspectele legate de cost şi de calitate care trebuie luate în considerare;

• Stabiliţi criteriile care reflectă aceste aspecte.

[su_note note_color=”#831e0c” text_color=”#fcf8ee”]CLICK AICI PENTRU A TE ABONA LA EDIȚIA TIPRĂRITĂ A REVISTEI DE ACHIZIȚII PUBLICE[/su_note]

6. PROFITAŢI DE MIJLOACELE ELECTRONICE

Site-urile pot furniza companiilor, rapid şi structurat, informaţii privind potenţialele oportunităţi de afaceri şi cereri specifice de ofertă, precum şi mai multe informaţii generale cu privire la autoritatea contractantă şi contextul achiziţiei publice. Costurile de de tranzacţionare şi de comunicare, atât pentru pentru companii cât şi pentru autorităţile contractante, pot fi reduse prin utilizarea mijloacelor electronice de difuzare, colectare şi procesare a informaţiilor, inclusiv a procedurilor electronice de depunere a ofertelor în timpul procesul de achiziţii publice.

Mai mult decât atât, procesele electronice necesită de cele mai multe ori o mai mare standardizare, ca o precondiţie pentru transmiterea automată a datelor.

Ce trebuie făcut:

• Pentru a spori eficienţa, folosiţi mijloace electronice pentru a informa şi pentru a fi informaţi;

• Asiguraţi-vă că mijloacele electronice pe care le utilizaţi sunt bine adaptate nevoilor autorităţii contractante.

7. STABILIŢI MODUL DE GESTIONARE A RISCURILOR

Riscurile sunt inerente în achiziţiile publice, de aceea este necesar ca autoritatea contractantă să aibă o politică clară cu privire la modul de gestionare a acestora. Riscurile pot diferi ca şi impact. Eşecul poate fi total, în cazul în care un furnizor este pur şi simplu în imposibilitatea de a livra; sau parţial, în cazul în care performanţa scade sub aşteptări, sau livrarea este efectuată cu întârziere.

De aceea, este deosebit de important să se identifice riscurile implicate, pentru a evalua impactul potenţial al acestora asupra proiectului şi a stabili partea în sarcina căreia este riscul. Este de dorit ca asceste riscuri să fie clar identificate în procesul de luare a deciziilor şi să fie luate în considerare în procesul de evaluare a ofertelor. Autorităţile contractante pot cere ofertanţilor să includă o analiză a riscurilor în propunerile lor şi să prezinte modul în care acestea pot fi atenuate, cu scopul de a face mai uşor de analizat dacă riscurile sunt acceptabile.

Ce trebuie făcut:

• Identificarea şi planificarea gestionării riscurilor;

• Desemnarea părţii în sarcina căreia este riscul.

8. UTILIZAŢI PREVEDERILE CONTRACTUALE PENTRU A ÎNCURAJA CALITATEA

Clauzele contractuale stabilesc scenariul pentru livrarea oricăror bunuri, servicii sau lucrări care sunt achiziţionate. Prin urmare, este de dorit ca în contract să fie specificat modul în care trebuie să fie îndeplinite condiţiile care au determinat preţul, cum ar fi răspunderea şi garanţiile.

Ce trebuie făcut:

• Stabilirea unei politici clare privind modul de stabilire a clauzelor contractuale privind calitatea;

• Asigurarea dobândirii drepturilor de proprietate intelectuală.

9. ELABORAREA UNUI PLAN DE IMPLEMENTARE

Chiar şi atunci când a fost semnat contractul, procesul de achiziţie publică nu este finalizat, autoritatea contractantă trebuind să aloce timp şi resurse managementului achiziţiei. Acesta implică o monitorizare pe parcursul achiziţiei propriu-zise şi o evaluare, ale căror rezultate pot fi folosite pentru a trage învăţăminte pentru procedurile de achiziţii publice, contracte, proiecte şi politici viitoare.

Este util ca regimul de gestionare a achiziţiei să fie planificat cât mai devreme posibil în procesul de achiziţii publice, astfel încât ambele părţi să înţeleagă obligaţiile care le revin. Astfel, este de dorit ca, în cadrul contractului, să se stabilească mecanisme pentru o bună execuţie şi să se includă proceduri simple pentru abordarea şi soluţionarea litigiilor. Menţinerea dialogului cu furnizorul este importantă pentru a asigura îndeplinirea obiectivului. Contractul ar putea oferi în mod explicit cadrul pentru acest dialog.

Ce trebuie făcut:

• Asigurarea resurselor şi a unei structuri de implementare;

• Monitorizarea şi învăţarea din implementare.

10. ÎNVĂŢAŢI PENTRU VIITOR

Este important să se tragă învăţăminte pentru viitor din procesul de achiziţii publice finalizat. Obiectivul general al politicii de evaluare este de a ajuta factorii de decizie în îmbunătăţirea activităţii lor şi de a promova bunele practici.

Este de dorit ca lecţiile învăţate să fie bine documentate şi împărtăşite între profesioniştii în domeniul achiziţiilor publice şi manageri, pentru a beneficia de experienţa dobândită.

Ce trebuie făcut:

• Deveniţi o autoritate contractantă bazată pe învăţare;

• Stabiliţi proceduri de evaluare şi de analiză pentru îmbunătăţirea cunoştinţelor profesionale în domeniul achiziţiilor publice.

Echipa Asociaţiei Experţilor în Achiziţii AEXA

About the Author

Leave A Response

You must be logged in to post a comment.